Stappenplan Mail Server, Mail Station met Outlook/Thunderbird voor POP3-mail

[Visscher]

Goedendag,

Sinds vandaag heb ik een (eenvoudig) stappenplan gemaakt voor het instellen van Mail Server, Mail Station en een mail-client zoals Outlook of Thunderbird voor een eigen POP3/SMTP-mail. Dus heb je al een of meerdere email-adressen (bij gmail, hotmail, solcon, kpn of anderszins) en wil je toch gebruik maken van de mailfunctionaliteiten van een Synology NAS dan kan de bijgevoegde (Engelse) beschrijving misschien helpen. Je kunt namelijk na het instellen van Mail Server en Mail Station voor de webmail functionaliteit van Roundcube ook een locale email-client gebruiken. Je maakt hiervoor een IMAP connectie of account aan in bijv. Outlook. Hoe je dat doet kun je in dit document vinden.
Eerlijk gezegd duurde het mezelf een tijd voordat ik andere beschrijvingen genoeg kon doorgronden om er wijs uit te worden en er een eigen procedure van te maken. Hiermee hoop ik dat anderen deze tijd wordt bespaard en dat op een snelle manier de mooie mail-server-client mogelijkheden van Synology kunnen worden benut.

Heb je op/aanmerkingen dan hoor ik ze graag.

Chrisjan Visscher

Per 24-3-2014 de bijlage aangepast vanwege een kleine verandering

[Briolet]

Goed initiatief.

Eén instelling is verwarrend. In Mail Server heb je aangevinkt: "Ignore authorisation for LAN connections".  Maar in de Outlook instellingen vul je een lokaal IP in voor de server en toch vul je daar de autorisatie data in.

Een van beide kun je weglaten en ik zou dat eerste vinkje weglaten zodat ook LAN connecties ge-autoriseerd moeten worden.

En zelf ben ik voor SSL verbindingen met mail, dus zou ik ook poort 465 open zetten. Waarom wel SSL bij IMAP en niet bij SMTP?

Als je ooit screenshots voor de Apple Mail instellingen wilt hebben, kan ik ze wel aanmaken.

[Visscher]

Dag Briolet,

Bedankt voor je input. De vink voor de LAN-verbinding kan inderdaad beter weg worden gelaten, ga ik aanpassen.

Je volgende opmerking "En zelf ben ik voor SSL verbindingen met mail, dus zou ik ook poort 465 open zetten. Waarom wel SSL bij IMAP en niet bij SMTP?" is me onduidelijk. Kun je die toelichten?

Met groet, Chrisjan

[Briolet]

Als je poort 25 voor SMTP gebruikt, ga je doorgaans problemen krijgen als je van buiten je thuisnetwerk bij je nas wilt komen. De meeste providers blokkeren poort 25 voor elke verbinding, anders dan hun eigen SMTP server.

Als je poort 465 opent als SMTP poort, kun je je eigen nas voor uitgaande mail blijven gebruiken als je met je laptop buitenhuis bent. En het standaard protocol via poort 465 loopt met SSL.

Vooral als je je wachtwoord moet doorgeven, dan wil je dat alleen via SSL doen. Ik heb wel eens mijn mail opgehaald met POP3 waarbij Wireshark op de achtergrond meeliep. Als je daarna in de Wireshark dump keek, had je binnen een paar minuten je wachtwoord in leesbare tekst te pakken. En tegenwoordig is er al malware in het veld gevonden die routers besmetten en via die manier mail wachtwoorden onderscheppen. Bij een SSL verbinding blijft je wachtwoord versleuteld en is onderscheppen op gecompromitteerde verbindingen al een stuk lastiger.

Daarom vind ik dat je als beheerder moet zou moeten afdwingen dat alles via een SSL verbinding loopt door de gewone POP3 en IMAP niet eens aan te zetten. Maar ik realiseer me dat het gebruik van de zelfondertekende certificaten van de nas, voor sommige mensen problemen oplevert. Daarom moet je ze misschien wel aanzetten en alleen afraden ze te gebruiken.

[Visscher]

Je opmerking om voor SMTP in plaats van poort 25 poort 465 te gebruiken lijkt me een waardige opmerking. Ik kan alleen geen goede ondersteunende Engelse tekst vinden op het internet. Kun je deze aanleveren?

Verder ben ik zelf nog niet bezig met het van buiten benaderen van mijn mail. Dit moet overigens wel kunnen omdat ik DDNS al heb geconfigureerd. Domme vraag: hoe benader ik de Roundcube-mail van buiten?

[Visscher]

Eén instelling is verwarrend. In Mail Server heb je aangevinkt: "Ignore authorisation for LAN connections".  Maar in de Outlook instellingen vul je een lokaal IP in voor de server en toch vul je daar de autorisatie data in.

Een van beide kun je weglaten en ik zou dat eerste vinkje weglaten zodat ook LAN connecties ge-autoriseerd moeten worden.

Bovenstaande heb ik aangepast in de handleiding en zelf ook doorgevoerd, maar dan krijg ik bij verzenden van email in Outlook 'Relay access denied', dus ik heb voorlopig het LAN vinkje maar weer aangezet.

Wie weet hoe dit zit?

[Briolet]

bij verzenden van email in Outlook 'Relay access denied'

Als je dat vinkje weer aanzet, dan heb je vanuit je locale netwerk weer access, maar zul je van buiten je netwerk ook weer die melding krijgen.

Het beste is het om alles zo in te richten dat, dat vinkje uit kan blijven. Weet je zeker dat je outlook zo ingesteld hebt met wachtwoord zoals in je eigen handleiding? Of je hebt het wel ingevuld, maar outlook besluit om de autorisatie niet te gebruiken omdat het verkeer via poort 25 gaat. (Zo maar een idee omdat ik het niet weet)

Probeer alles eens via poort 465 te configureren met een SSL connectie, omdat dat een veel probleemvrijere verbinding geeft als je buiten je eigen netwerk zit. In je screenshot van outlook zie ik geen poortnummers. Nu heb ik nooit met Outlook gewerkt, maar waarschijnlijk kiest hij zelf de poorten, zoals mijn mailprogramma ook doet. Als je dan ssl aanzet, zal hij de voorkeur voor poort 465 en 578 hebben.

Ik heb in elk geval ingesteld dat ook op de LAN autorisatie nodig is en mail gaar er gewoon via de nas uit.

[Rickk981]

Hoi,

Ik heb sindskort een Synology NAS en will hiermee ook mijn mail af gaan handelen. Handleiding ziet er dan ook goed uit en ik ga er vanavond eens mee aan de slag.

Heb wel nog een paar vrage over de mogelijkheden:

- Indien je gebruik maakt van meerdere mail accounts per gebruiker, worden deze dan wel in aparte submappen gezet? Ik hou er namelijk niet van als alles in 1 map staat, vooral omdat het om zeker 5 verschillende mailadressen gaat.

- Is het ook mogelijk om een mailadres aan 2 gebruikers te koppelen? Misschien door bij 1 gebruiker de mail op de server te laten staan?

Alvast bedankt voor de reacties!

[Basalt]

Je kunt bij de pop3 instellingen opgeven waar de mail naartoe moet, ipv Postvak In kan je ook een andere map opgeven.

Als je met meerdere gebruikers dezelfde mailbox wilt benaderen, dan kan je een extra gebruiker aanmaken (bijv: "MailVoorAllen") die de mail ophaalt. In je e-mail client configureer je daar dan een extra account voor.

Groeten,
Erik

[Visscher]

Zoals Erik al aangaf is het idd mogelijk bij het aanmaken van een POP3 account (in roundcube) om de bebijhorende folder te kiezen, onder "Choose a folder to receive messages".

Voor het gezamenlijk beheren van een mailaccount zou ik idd een aparte user aanmaken, zoals ook aangegeven in het document met " In my case I made one NAS-account for two users, so they both can use the same email-account". Middels de webmail client Roundcube, of via een IMAP connectie met je Outlook/Thunderbird, kun je dan gezamenlijk de mail afhandelen.

PS1: voor het verwijderen van de mail op de server is er nog geen optie om na x dagen de mail te verwijderen van de server
PS2: je kunt de mail ook van buitenaf benaderen, maar dat staat in deze DSM 4.3 versie nog niet beschreven

Succes!

Groeten, Chrisjan

[Rickk981]

Thanks!

Met deze handleiding is het helemaal vlekkeloos gelukt. Het naar de mappen verplaatsen werkt ook probleemloos, de optie was vrij makkelijk zichtbaar bleek bij het daadwerkelijk instellen

Morgen verder met het aanmaken van extra accounts en het extern benaderen van mijn mail.

Tot nu toe is het allemaal nog een beetje testen om het straks zakelijk in te gaan zetten.

[Briolet]

- Is het ook mogelijk om een mailadres aan 2 gebruikers te koppelen? Misschien door bij 1 gebruiker de mail op de server te laten staan?

Ja, je kunt b.v. een alias mail adres aanmaken met de naam bestuuur@xxxx en daar een aantal interne of externe mail adressen aan koppelen. Bij elk mailtje aan bestuuur@xxxx gaat er dan een kopie naar alle bestuursleden.

[Rickk981]

Hoi Briolet,

Die optie wil ik niet gebruiken, je verdubbelt zo het aantal mails. Bovendien wil ik mails vanaf het originele mailadres kunnen versturen door beide gebruikers.

Ik kwam er overigens gisteravond achter dat je bij het koppelen van meerdere mail Adressen niet kunt Kiezen met welk mailadres de mails verzonden moeten worden. Aangezien wij 2 bedrijven hebben wil ik deze keuze nadrukkelijk wel hebben. Denk dan ook dat ik per mailadres een gebruiker op mijn NAS ga aanmaken en dan in Outlook en op onze smartphones meerdere accounts ga instellen.

[Visscher]

Fijn dat het is gelukt. Welke mail-client ga je gebruiken?

Morgen verder met ... het extern benaderen van mijn mail.

Voor het extern benaderen van je mail op de NAS, is het aan te bevelen met een veilige verbinding te werken. Ik heb dit vanwege tijdgebrek zelf nog niet toegepast. 'k Meen dat Briolet daar een paar goede tips voor heeft.
Als het gelukt is om de mail van buiten te benaderen kun je me dan de stappen doorgeven? Dan kan ik de handleiding aanpassen/uitbreiden en vele andere NAS gebruikers een plezier doen.

Met groet, Chrisjan

[Briolet]

…niet kunt Kiezen met welk mailadres de mails verzonden moeten worden…

Ik gebruik roundcube nooit. Met een goede mail cliënt moet dat wel kunnen. In Apple mail kan ik als mail adres gewoon een hele rits email adressen aan een account koppelen. Dat kunnen zelfs adressen uit een ander account zijn. Als ik dan een mail aanmaak zie ik een pull-down lijst met al die adressen die ik dan als afzender kan gebruiken.

Ik neem aan dat je ook zoiets in Outlook kunt. Of zoek anders een Cliënt die dat wel kan.

Ik heb ook diverse mailaccount in gebruik. Mijn Apple mail cliënt laat alle IN- en OUT-boxen als één zien en sorteert de mailtjes van diverse accounts in één lijst op datum. Dus zie ik eigenlijk niet eens via welke account ze binnenkomen. (wel aan het adres natuurlijk). Er is natuurlijk wel een optie om de inboxen per account te laten zien, maar doorgaans laat ik ze als één zien.

Maar ook hier: Als Outlook dat niet kan, moet je misschien eens naar andere mail cliënts kijken die dat wel kunnen.