Ontvang niet alle inkomende emails

[Killerman]

Beste,

Gisteren ben ik erachter gekomen dat niet alle mails die naar mij verstuurd worden ook binnen komen.
Er zit verder geen filter op die dit blokkeert en ze staan ook niet in mijn spam map.

Wie kan mij helpen om dit probleem op te lossen?
Alvast bedankt!

[Briolet]

Kijk in het log of je server überhaupt bereikt wordt.

MX okey?

[ufosyno]

Er is een verschil tussen "niet alle" en "geen een". In het eerste geval lijkt je mailserver wel goed te lopen (hij ontvangt email, alleen niet allemaal komen binnen) en in het tweede geval kan je gaan twijfelen aan de instellingen van de mailserver.

Terzijde, heb je al gecheckt of je niet in één of andere bloklist terecht bent gekomen?

[Briolet]

Terzijde, heb je al gecheckt of je niet in één of andere bloklist terecht bent gekomen?

Het zijn niet de ontvangers die op een blocklist terecht komen. 

Maar bij dit soort dingen altijd het log bekijken. Elk contact met een externe server wordt gelogd.

Een goede logviewer is wel handig voor het filteren, want ik krijg dagelijks 3500 nieuwe regels in het log. (Een kwart miljoen in de laatste 10 week) Vooral inbraakpogingen die je weg moet filteren om bij de relevante logdata te komen.

[Killerman]

Er is een verschil tussen "niet alle" en "geen een". In het eerste geval lijkt je mailserver wel goed te lopen (hij ontvangt email, alleen niet allemaal komen binnen) en in het tweede geval kan je gaan twijfelen aan de instellingen van de mailserver.

Ik ontvang wel e-mails maar niet van elke afzender. Als ik bijv. bij Bol.com aangeef wachtwoord vergeten. Dan ontvang ik die e-mail niet voor het wijzigen van het wachtwoord.

Terzijde, heb je al gecheckt of je niet in één of andere bloklist terecht bent gekomen?

Zie onderstaande print screen. Alle overige zijn wel OK.

Maar bij dit soort dingen altijd het log bekijken. Elk contact met een externe server wordt gelogd.

Een goede logviewer is wel handig voor het filteren, want ik krijg dagelijks 3500 nieuwe regels in het log. (Een kwart miljoen in de laatste 10 week) Vooral inbraakpogingen die je weg moet filteren om bij de relevante logdata te komen.

Als ik bij de mailserver kijk onder E-maillogboek, dan zie ik dat alles wat in die lijst staat ontvangen is. Echter mis ik hier bijv. de e-mails van bol.com in. Die staan niet in het logboek.

[Killerman]

Omdat ik nu problemen het met de mailserver ben ik eens gaan kijken of een mail server laten hosten niet beter is. Toevallig kwam ik dit bericht tegen van Briolet:

…de overige poorten dicht. Zelfs poort 25.

Moet je open zetten. Veel mailservers kunnen inderdaad op SMTP poorten 587/465 afleveren, maar ze doen het niet allemaal. Je loopt dus risico dat je niet alles krijgt.
Ik had een keer poort 25 in de router zelf dicht gezet. Ik had het niet direct door omdat er gewoon mail binnenkwam. Totdat ik wat mistte. Maar dat is al weer een paar jaar geleden. Het zullen er nu nog minder zijn die zich aan poort 25 vasthouden.

Poort 25 is waarschijnlijk het probleem. Ik heb namelijk sinds een maand weer de ziggo modem als router in gebruik. Omdat mijn eigen router stuk is gegaan. Hierdoor staat poort 25 dicht en ontvang ik waarschijnlijk niet alles.

Echter gebruik ik Dynu services:

If you run an email server at home or at work and your ISP blocks port 25, you can solve the problem by using our Email Store/Forward service. By using Email Store/Forward, you make our mail server your domain name's primary mail exchanger so that our mail server stores and forwards emails for your domain. When an email destined for your domain is received by our servers, we forward it to your mail server on an unblocked port of your choice. Not only does Email Store/Forward service allow you to run your own mail server, but it also does spam filtering and virus scanning. Finally, you get MX redundancy because our mail server will hold all your emails if your email server is unreachable. It continuously attempts to resend the messages back to your server until your server is back online.

Ik heb hier poort 50028 ingesteld en geopend. Daarop zou alles binnen moeten komen?

[Briolet]

Als ik bij de mailserver kijk onder E-maillogboek, dan zie ik dat alles wat in die lijst staat ontvangen is. Echter mis ik hier bijv. de e-mails van bol.com in. Die staan niet in het logboek.

Dat is niet het echte logboek. Daarvoor moet je inloggen met putty o.i.d.  Als je zelf een mailserver wilt runnen moet je bereid zijn dieper in het systeem te duiken dan alleen de GUI van synology.

En ziggo blokkeert geen inkomende poort 25. Alleen uitgaand naar een adres buiten hun netwerk.

[Killerman]

Als je zelf een mailserver wilt runnen moet je bereid zijn dieper in het systeem te duiken dan alleen de GUI van synology.

En ziggo blokkeert geen inkomende poort 25. Alleen uitgaand naar een adres buiten hun netwerk.

Daar heb je gelijk in. Ik heb inmiddels de maillog bekeken. Als ik de foutmelding op internet zoek, kom ik er echter niet uit. Ik heb zelf niet veel verstand hiervan. Misschien dat iemand een idee heeft hoe dit opgelost kan worden?

[Briolet]

In dat log staat een link naar openspf.net waar de reden uitgelegd wordt. Jammer genoeg is die site al bijna een jaar off-line.

Het heeft in elk geval mat SPF te maken. Dat houd in dat de mail van een niet goedgekeurd IP adres komt. De mail komt van IP=162.216.241.35

De afzender is "bounces.bol.com" DIe heeft als record:

$ host -t txt bounces.bol.com
bounces.bol.com descriptive text "v=spf1 ip4:185.14.169.192/27 ip4:185.14.168.192/27 ip4:185.14.168.0/27 ip4:185.14.171.64/28 ip4:185.14.171.80/28 include:spf1.bol.com include:spf.protection.outlook.com -all"

spf1.bol.com descriptive text "v=spf1 ip4:185.14.168.128/28 ip4:185.14.169.128/28 ip4:91.195.0.96/27 ip4:91.195.1.48/28 -all"

spf.protection.outlook.com descriptive text "v=spf1 ip4:40.92.0.0/15 ip4:40.107.0.0/16 ip4:52.100.0.0/14 ip4:104.47.0.0/17 ip6:2a01:111:f400::/48 ip6:2a01:111:f403::/48 -all"

bol.com heeft dezelfde lijst. Ik heb de includes er direct maar bij gezet. (Op zich al vreemd dat de mail van 'bounces.bol.com" komt.)

In elk geval komt de mail van een IP adres dat niet in de lijst met toegestane IP adressen staat. Het is dus 'by design' dat deze mail bounced.

[Killerman]

Ik wilde ook al op die website kijken, maar was inderdaad offline. Zit dit probleem hem dan in de firewall van min nas server?

Ik gebruik poort 50028 als alternatief inkomende mail server poort. Er is ook niks veranderd aan de firewall. Alleen mijn eigen ip adres is veranderd sinds ik de ziggo modem weer als router gebruik.  Hiervoor is de A record wel aangepast van mijn domein.

Blijf het toch gek vinden dat sinds het ziggo modem als router functioneerd ik problemen het met mails ontvangen.

[Briolet]

Ik geloof dat "bounces.bol.com" het zgn. enveloppe adres is. Dus klopt het wel want SPF controleert niet het "from" adres maar het "enveloppe" adres.

Als jij het niet zelf geforward hebt, wat ik niet denk, dan betreft het hier een configuratiefout van bol.com. Zij hadden dat IP adres in hun SPF lijst moeten opnemen. Sommige mailservers gooien dergelijke mail in de spambox zodat ook fout geconfigureerde mail aankomt.

Maar dit is een bescherming tegen valse mail en bol.com heeft zelf die 'hard fail' policy ingesteld. Persoonlijk vind ik dan dat een mailserver dit moet bouncen want bol.com gebruikt niet voor niets de strengere 'hard fail' instelling.

Blijf het toch gek vinden dat sinds het ziggo modem als router functioneerd ik problemen het met mails ontvangen.

Puur toeval. Deze mailbounce heeft niets met ziggo te maken. Het is puur een fout bij bol.com. Ze komen er alleen mee weg omdat het gros van de mailservers deze mail wel doorlaat, ondanks dat de SPF instelling aangeeft dat die moet 'falen'.

[Killerman]

Ik begrijp wat je zegt. Echter is dit probleem niet alleen bij Bol.com. In het verleden ontving ik netjes mijn e-mails van Bol.com.

Wat kan ik hieraan doen om dit op te lossen? Ik heb nu voor een test via transip ook email hosting gedaan. Deze had ik net even ingesteld, daar ontvang ik wel de bol.com mail. Inmiddels zijn de instellingen weer terug veranderd naar mijn eigen, zodat die weer functioneert.

[Briolet]

Het probleem van grote bedrijven als bol.com is dat ze geen goed mailbeleid hebben. Ze sturen hun mail via te veel verschillende servers. Dat mag, maar dan moet je je administratie goed op orde hebben en je SPF lijst updaten als je een nieuwe mailserver gaat gebruiken.

Vaak gaat het mis als je mail, in jouw naam, door derden laat versturen. Als die dan plots kiezen een andere server te gebruiken, heb je niet direct door dat je zelf je SPF lijst moet updaten. Daar moet je dan goede afspraken mee maken.

Dat het bij jou vroeger goed ging, zegt niet zoveel. De meeste mail van hen zal via een goedgekeurde mailserver komen. Het zal een bepaalde afdeling zijn die een 'niet geautoriseerde' mailserver gebruikt.

Ik heb het bij Ziggo ook al gezien. Hun mail komt meestal van de goede mailserver. Ik kreeg echter een keer een formulier toegezonden van de helpdesk en die kwam van een foute server. Ik neem aan dat dit een ingehuurde helpdesk was die via hun eigen mailserver mail verstuurde met ziggo.nl als afzender. Primair was hier de helpdesk fout, want die kunnen natuurlijk geen mail in andermans naam verzenden voordat hn server door Ziggo goedgekeurd is.

Het beste wat je kunt doen is klagen bij bol.com. Alleen zij kunnen dit oplossen omdat zij het zijn die aangeven dat die mail behoort te bouncen. Zelf je beveiliging uit zetten lijkt me geen optie.

[Robert Koopman]

Klopt, meer bedrijven doen dit fout.
Contact opnemen en het uitleggen stuit meestal op een muur van onbegrip en het standaard antwoord “dan moet u in uw spambox kijken”
En dat terwijl deze functie ook helpt spam te voorkomen begrijpen veel bedrijven het echt niet.

[Briolet]

Ligt aan het bedrijf. Ik heb de afgelopen paar jaar twee keer meegemaakt dat een klacht over een foutief SPF record binnen twee uur opgelost was.

Een bedrijf was een kleintje met maar een paar man personeel, de andere was een middelgrote met zeker honderd werknemers.

Maar bij een andere was het na een jaar nog niet opgelost. Notabene de eigenaar mailde me terug dat er meer mensen geen mail kregen. Daar was het de bevestigingsmail voor en bestelling in hun webshop die bouncde. De factuur kwam vanaf een ander IP die wel toegestaan was. Ik durf te wedden dat als de facturen bounceden, ze de bug wel snel opgelost hadden.

Meestal doe ik geen moeite. Zo heeft bmw nederland al twee jaar een syntax error in hun SPF record staan. (Een 'include' zonder domein erachter) Maar bij een syntax error bounced er niets. Dan wordt het behandeld alsof er geen record is. Voor mij alleen een reden om geen bmw te kopen. Als ze de techniek van mail al niet begrijpen, dan zal het met de veel complexere motormanagement ook dubieus zijn.