Hulp voor backup bij versturen factuur

[melliemvdg]

Beste lezer,

Wat ik graag zou willen maken is het volgende. Ik wil mijn nas zakelijk gebruiken voor de boekhouding. Alles lekker digitaal.

Op het moment dat ik een factuur digitaal verstuur (via mijn zakelijke mail) wil ik deze opslaan in een map op mijn nas.

Wat ik natuurlijk kan doen is de mail versturen en vervolgens handmatig de factuur in een gewenste map uploaden.

Het mooie zou alleen zijn. Als ik bijvoorbeeld de factuur mail naar de klant, deze nog in een bcc mail naar een intern-mail adres. En dat de nas deze factuur automatisch ophaalt via de mail adres en in een map plaatst.

De vraag is alleen of dit automatisch kan en dus mogelijk is. Of ofdat ik er niet aan ontkom deze handmatig te uploaden naar mijn nas na het versturen van de mail. Het scheelt een extra handeling waar het voor mij op neer komt.

Alvast dank

[Sylvester]

Misschien zoek je het te ver? De vraag is : waarom wil je die factuur ergens op je NAS opslaan?
In principe moet je gewoon een backup van het boekhoudprogramma op je NAS zetten, en eventueel ook het origineel afhankelijk van hoe je ermee wil werken.
Je kan toch elke factuur opnieuw uit je boekhoudprogramma halen, neem ik aan?
En wil je toch nog elke factuur apart bewaren dan vermoed ik dat het boekhoudprogramma dat wel voor je kan doen, zonder dat je via mail allerlei constructies moet opzetten.

[melliemvdg]

Bedankt voor je antwoord.

Zou een oplossing kunnen zijn mits ik een boekhoudprogramma zou gebruiken. Dit ga ik niet doen het gaat maar om een paar facturen in de week.

[Briolet]

Er zijn vast mail programma's die automatisch een bbc adres kunnen toevoegen. Die van mij kunnen dat niet, maat als je b.v. Ziggo Webmail gebruikt, heb je de optie om een email adres te definiëren die aan elke uitgaande mail als bcc wordt toegevoegd.

En als Ziggo webmail dat kan, zullen er meer zijn.

Maar, is de outbox niet voldoende?  Ik stuur ook zakelijke mail en soms ook facturen per mail. Die verplaats ik periodiek met de hand vanuit de out-box naar een eigen map.

En misschien kun je regels opstellen die triggeren op bepaalde tekst in de uitgaande mail, zodat alleen daarvoor een extra mail gestuurd wordt. De regels van Apple mail kijken echter alleen naar inkomende mail. Ik heb geen idee hoe dat bij andere mail-cliënten werkt.

[Sylvester]

Het kan aan mij liggen maar ik volg toch niet zo goed. Dus ik begrijp dat je geen boekhoudpakket hebt, dus je maakt de facturen met de hand.
Niets mis mee hè.
Maar als je die maakt moet je ze toch 'ergens' opslaan hè?
Sla ze dan rechtstreeks op, op een share van de NAS.
Waar staan de facturen nu?

[melliemvdg]

Ja inderdaad dat is wel prima te doen. Dan kan ik hem inderdaad net zo goed direct opslaan op een share van de nas. Misschien dacht ik te moeilijk. Ik zou de factuur toch handmatig moeten toevoegen vanuit een bijlage. Oke we zijn er dit kan zowel via de telefoon als de laptop. Haha lol thanks

[Briolet]

Het kan aan mij liggen maar ik volg toch niet zo goed. Dus ik begrijp dat je geen boekhoudpakket hebt, dus je maakt de facturen met de hand.
Niets mis mee hè.

Je hebt natuurlijk geen boekhoud pakket nodig om facturen te maken.  Ik maak ze al 25 jaar met FileMaker, velen per dag. Alleen het geautomatiseerd mailen naar een adres uit het bestand was een probleem. Via de scripting kreeg ik het alleen voor elkaar om de factuur als pdf op te slaan en vervolgens een geadresseerd mailtje te sturen en dan die pdf als bijlage op te nemen. (Dit heeft als nadeel dat elke factuur dezelfde filenaam moet hebben)

Terug naar melliemvdg.  Als je facturen maakt vanuit een database programma, heb je daar altijd een kopie en kunt simpel terug zoeken. Als ik een oude factuur zoek en heb voldoende unieke trefwoorden, dan tover ik elke factuur van de afgelopen 25 jaar binnen een paar seconden tevoorschijn.

De nas heeft gelukkig ook een indexerings service die pdf's indexeert. Dus voor het kunnen zoeken is het opslaan als pdf zo slecht nog niet. Volgens mij indexeren mailcliënts niet de pdfjes in de mail.

[melliemvdg]

Jij snapt hem. Het is wel prettig als je elke facrtuur op kan slaan met een unieke naan. Maar komtgoed! Tegenwoordig heb je met word ook unieke templates om facturen te maken. Ik zal eens kijken naar filemaker thanks!