Hulp in de goede richting

[J.w.woermeijer]

Beste!!

Voor de stichting moeten we bestanden centraal hebben staan.
Dit wil ik eigenlijk centraliseren op mijn nas server.
Deze bestanden moeten door alle leden uit het bestuur kunnen worden geopend, gewijzigd, verplaatst ed.

Het mooiste is dat de directory een netwerkdrive wordt op de (windows) pc.
Ik heb dit geprobeerd met FTP, maar dat werkt ook niet ju van het!!
Problemen met openen van de bestanden in Chrome, wijzigingen maken in bestanden met Word, excel ed en deze opslaan op de NAS.


Een aantal leden zijn niet zo heel behendig met de pc, dus downoaden/uploade van bestanden voor de NAS zou zo makkelijk mogelijk moeten gaan.


Wat raden jullie me aan?

[aliazzz]

Ehm, synology office in combinatie met cloudstation en een vpn is wellicht iets voor jullie

[mchp92]

Cloudstation Drive doet dit; geen vpn nodig

[J.w.woermeijer]

Bedankt voor de reactie's voor zoverre, soms denk ik te moeilijk met dit soort dingen.
Ik zit voor mijn werk geregeld in het netwerkgebeuren qua aanleg, VOIP-telefooncentrale's ed maar nooit iets met de NAS.
Mijn ervaring schiet dan net even tekort, en wil soms iets te snel....


Ik heb nu cloudstation drive aangemaakt.
De bestanden staan op de NAS en in een directory op mijn laptop.
Als ik de bestanden wijzig op mijn laptop verandert er niets in de bestanden op de NASserver, wel krijg ik dat groene vinkje bij het icoon.
Is het zo dat de NAS nu zorgt dat alle mappen/bestanden op de computers van de leden uit het bestuur synchroon blijven of heb ik dat fout.
Ook als ik het logboek nakijk zie ik dat ik het document gewijzigd heb, maar waar of wanneer synchroniseert hij dit.

Ook heb ik Webdav geinstalleerd, dit werk ook vrij eenvoudig via Netdrive 2 want via Windows Netwerkdrive werkt dat voor geen meter.
misschien kan ik dit nog uitleggen bij de leden van het bestuur..

Groet,

Jan-Willem


EDIT,

Mijn lampje ging branden, ik had wel een synchronisatie directory op mijn laptop geselecteerd maar de verkeerde op de NAS.
Nu lijkt dit dus ook goed te gaan, er wordt volop gesynchroniseerd nu..

[Sylvester]

Mag ik als nieuweling hierbij een vraagje stellen?
Ik weet wel wat cloud station doet (ongeveer).
Dus als ik het goed begrijp moet ieder lid toegang hebben tot een aantal documenten, map of volume.
Hoe kan je dit doen met Cloud Station.
Ik hoef niet specifiek de instellingen te weten, maar hoe zet je hierbij Cloudstation in?
Of denk ik nu misschien ook te moeilijk ...   

Ik denk ook eerder aan VPN of WEBDAV of zoiets....

[Nelissuh]

Iedereen synct dezelfde map in 2 richtingen met de NAS.

Bijv:
3 Gebruikers.
Gebruiker 1 maakt een bestand aan.
Cloudsync kopiëert bestand van Gebruiker 1 naar NAS.
Cloudsync kopiëert bestand van NAS naar Gebruiker 2 en Gebruiker 3.
Gebruiker 3 werkt bestand lokaal bij.
Cloudsync kopiëert bestand van Gebruiker 3 naar NAS.
Cloudsync kopiëert bestand van NAS naar Gebruiker 1 en Gebruiker 2.
Enz

Cloudsync houdt versiebeheer bij.

Zo lang niet meerdere gebruikers dezelfde bestanden tegelijk wijzigen werkt dit best aardig. Voordeel is dat het ook werkt als je geen internet verbinding hebt, bijv. als je met je laptop onderweg bent.

[Birdy]

Ik vraag mij af:
Hoe wordt de laatste versie eigenlijk bepaald ?
Wat als er 2 tegelijk hetzelfde document gaan wijzigen ?

[mchp92]

Dat is een typisch probleem bij dit soort dingen. Bijv twee mensen editen een document beiden, terwijl ze offline zijn. Dan komen ze beiden online, ingeveer tegelijk. Wat dan? Laatste save moment blijftover? Of laatste online? Wat als laatste saver eerste terug online komt.....
Dit kun je alleen maar echt platslaan met een doc mgt systeem waar je kan in out checken
Cloud sync is daar niet voor bedoeld. Moet je dus alert op zijn

[aliazzz]

Je kunt ook synology office gebruiken, dat is zeer geschikt voor paralellle bestandsbenadering. D'r is een spreadsheet en een tekstverwerker variant, alsmede een chat. Die is speciaal ontwikkeld voor multi user single file benadering en is browser gebaseerd.

Hiernaast is, zoals eerder aangegeven, met enige voorzichtigheid, cloudstation te gebruiken. Je gaat zo nu en dan de history nodig hebben ;-/.

Bij gebruik van synology office gebruik zou ik deze middels de vpn server (openvpn) verbinding toestaan. Dit omdat elke user een interactieve sessie opent op de NAS. Bij alleen cloudstation kun je wellicht volstaan met port forwarding.

[Sylvester]

Ik vraag mij af:
Hoe wordt de laatste versie eigenlijk bepaald ?
Wat als er 2 tegelijk hetzelfde document gaan wijzigen ?

Daarom dat ik de vraag stelde. Dat moet toch af en toe mis gaan?

Is het niet beter om die mensen toch gewoon rechtstreeks toegang te geven op een share?

Ik heb dezelfde situatie voor een vereniging. Iedereen krijgt toegang tot een share waarop bepaalde privileges ingesteld zijn. (Niet iedereen heeft alle schrijf en/of leesrechten op bepaalde onderdelen van die share.)
Men kan aan deze share via VPN of WebDav.
Als één iemand een excel bestand opent om te bewerken, en iemand anders probeert dit op hetzelfde moment, dan is dit document voor de tweede persoon enkel te lezen. Hij zal dan moeten wachten tot de eerste persoon bewaart en afsluit.
Dit lijkt me de meest veilige omgeving, zoals het ook in (grotere) bedrijven gebeurt.
Nu zal de kans wel heel klein zijn dat men in een kleine vereniging toevallig op hetzelfde moment hetzelfde document wil bewerken.

Cloudsync houdt versiebeheer bij.

Hier ben ik niet echt mee. Wat heeft het versiebeheer van Cloudsync met Cloud Station (drive)  te maken? Die staan toch los van elkaar?
Of vergis ik me

[mchp92]

Volgens mij is cloudsync tussen twee nassen. CloudDrice tussen nas en pc

[J.w.woermeijer]

Op de NAS in cloudstation server moet je de MAP die je wil synchroniseren inschakelen.
Je geeft via de cloud station drive software op welke directory/map je moet synchroniseren en de synchronisatie start direct.
je moet dan wel opletten dat je ook de juiste directory op je PC/laptop selecteert, dit was ook mijn fout.

Ik heb zoverre mijn laptop via cloud station drive gesynchroniseerd met de NAS, ik zit in het zelfde netwerk.
Het is inderdaad wel zo als er 2 tegelijk de bestanden gaan editen dat je dikke pech hebt.


WebDAV is ook mooi, werkt perfect en vlot, het gaat maar om PDF's, Word, Excel, en JPG's.
Waar ik alleen bang voor ben is dat de gebruikers de bestanden gaan downloaden, deze wijzigen en 2 of 3 dagen later uploaden.
Komt er in tussentijd een andere gebruiker die de bestanden edit dan hebben ze oud-hollandsche pech.
Werken we direct in het bestand dan krijgen we volgens mij gewoon de windows melding als er 2 gebruikers actief zijn in het bestand.

Ik zal organisatorisch moeten regelen dat dit tot een minimaal risico wordt beperkt.


Synology office zal ik eerdaags nog eens testen, het moet alleen niet te moeilijk worden voor de andere leden.
Ik heb nu 2 handleidingen gemaakt voor de DS file App en om via NET2drive de WebDAV mogelijkheid te gebruiken.

De cloud stationdrive heb ik nog niet beschreven in een handleiding, ik twijfel daar nog over.
Ik moet de risico's die ontstaan doordat er 2 mensen tegelijk editen even afwegen tegen elkaar.
Met cloudstationdrive is het risico dat als ik voor mijn werk 3 dagen weg ben en mijn laptop meeneem, en vervolgens zonder internetverbinding de bestanden ga editen en er een ander lid dit ook doet dat we 2 verschillende versies hebben.
Maak ik via een accesspoint verbinding met internet zal er waarschijnlijk alleen een bestand over blijven met de nieuwste datum.
Dus er gaan dan gegevens verloren, want de bestanden zullen niet samengevoegd worden verwacht ik.

Groet,

Jan-Willem

[Sylvester]

Volgens mij is cloudsync tussen twee nassen. CloudDrice tussen nas en pc

https://www.synology.com/nl-nl/dsm/6.0/cloud_file_syncing

Cloud Sync is bedoeld voor het syncen naar de cloud (zoals de benaming zelf zegt )

@J.w.woermeijer
Als je gewoon inlogt via bv. WebDAV, en tegelijk iemand anders, dan gaat de laatstkomende een melding krijgen dat het document al in bewerking is door.... en dat je het op dat moment alleen kan lezen, niet bewerken. Standaard Windows/Mac melding.

Via Cloud Station (drive) ga je mogelijk data verliezen.
Verbeter me als ik het fout heb, maar volgens mij  is dit NIET bedoeld om te synchroniseren tussen verschillende gebruikers. Ik heb zo een paar mappen gesynchroniseerd, maar dan alleen voor mezelf. Dus deze situatie met dubbele synchronisaties komen niet voor.

Ik denk toch dat dit echt op de andere manier via WebDAV (of VPN of....) moet.

[J.w.woermeijer]

Hey Sylvester,

We liggen redelijk op 1 lijn, daarom laat ik het eerst ook bij de WebDAV verbinding.
Ik heb het alleen nog niet kunnen testen met die windows/mac melding, maar het is een "virtueele" schijf, dus ik verwacht die melding wel.
En als dat zo is dan laten we het lekker zo, dan weten we ook gelijk als er een andere met de bestanden aan het werk is.

Dus ik laat voorlopig mijn laptop alleen synchroniseren, ik zit in het zelfde netwerk dus dat gaat vlotjes.
En ik maak met mijn eigen de afspraak dat ik zonder internetverbinding geen aanpassingen doe in de bestanden.