DS213+ voor kantoor?

[derhollander]

Hoi iedereen.

Tot op heden gebruik ik mijn DSM eigenlijk alleen voor spotnet, foto's en IP camera's. Maar nu ga ik voor mijzelf beginnen ( assurantie- en hypotheekkantoor ).

Nu vraag ik mij af of het handig is om de DSM daar voor te gebruiken? De DSM staat thuis, maar die zou ik ook op kantoor neer kunnen zetten. Wat ik in mijn werk doe ik voornamelijk dossiers aanleggen. Klantgegevens dus. Mapjes met klantgegevens, formulieren etc.
Overige mediatoepassingen zoals op afstand films kijken is leuk, maar hoeft niet persé. Of het moet rustig zijn op kantoor :-)

Wat ik prettig zou vinden is dat ik er overal ter wereld bij kan en dat gegevens gebackup-ed en gesynchroniseerd worden. Wat heb ik daar voor nodig? Welke programma's?

Of is het sneller / efficienter om gewoon in de cloud te gaan werken? Ik gebruik nl. ook vaak Googledrive. Die synct wel bepaalde mappen met cloud sync.

 

[ufosyno]

Waar je binnen je kantoor belang bij zult hebben is een relatiemanagement-systeem (CRM), een verzekerings-administratief systeem en een boekhouding. Een goed CRM is beschikbaar: SugarCRM. Niet van Synology zelf, als je 'm dus niet ziet in de packagemanager zal je even aan moeten geven, dat hij ook pakketten van derden gaat tonen. Het is een redelijk "recht-uit" pakket met veel mogelijkheden, om niet te stellen dat er zoveel mogelijkheden zijn, dat het best even goed lezen en zoeken is wat de passende vorm voor jou zal zijn.

Een verzekeringsadministratie heb ik voor de NAS niet gezien. Er zijn diverse aanbieders (ANVA, CCS en Unit4Agresso als grootsten).

Ook voor de boekhouding is niet een echt goed pakket op de NAS beschikbaar.

Dan begin je over "dé Cloud". Die bestaat niet, er zijn wel veel cloud-omgevingen. Veel daarvan worden buiten Nederland gehost en geven daardoor risico's tot privacy-schendingen. Daarom hebben de financieel toezichthouders (AFM, DNB) in Nederland daar een zeer restrictief beleid op gezet. Sommige clouds (o.a. office365) zijn toegestaan omdat de hoster daarvan privacy-afspraken met de toezichthouders heeft gemaakt. Andere (bijv. Dropbox) zijn strikt verboden binnen de Nederlandse financiële wereld omdat een buitenlandse overheid bevoegdheid tot inzage heeft (ik zeg het netjes...).

Voordat je dus binnen een cloud gaat werken, is het verstandig om jezelf goed te verdiepen in regels en mogelijkheden. Het zal niet zo'n vaart lopen bij een éénpitter, maar de boetebevoegdheden van de toezichthouders liggen erg hoog, tot boven het miljoen... las ik op de site van de AFM!

Mijn belangrijkste advies is dus: eerst veel lezen en leren.

[derhollander]

Kijk, daar spreekt iemand met ervaring!

Die pakketten ken ik. CRM pakket heb ik uiteraard. Die is van een service provider en wordt ook daar gehost. Ook daar heb ik de mogelijkheid om documenten te uploaden en achter de klant te hangen. Dat gedeelte is dus wel geregeld. Boekhouding heb ik ook pakket voor.

Dat van "de Cloud" wist ik niet. Ik had niet gezien dat de AFM / DNB daar ook iets over gezegd heeft. Wel in het algemeen over bescherming persoonsgegevens natuurlijk.  Maar goede tip, daar ga ik wel eens induiken. Bedankt!

[derhollander]

Ah, ik zie het stukje van office 365 nu staan en dat het goedgekeurd is door DNB voor financiële instellingen. Toeval wil dat ik dat programma toch al wil aanschaffen. Heb meerdere apparaten en dan is dat wel handig. Dan moet ik googledrive maar voor privé houden. Of dat ook omzetten naar Onedrive.

[ufosyno]

Er heeft bij mijn werkgever (in de financiële dienstverlening) heel veel onduidelijkheid bestaan en nog is alles niet altijd even helder.

Het wordt bij ons nu ongeveer zo uitgelegd, dat Office365 mag (Nederlands gehost), en dat over Azure (de "moeder") en Onedrive (noem het het "particuliere zusje") nog geen 100% duidelijkheid bestaat. Bij ons betekent dat, dat we die dus (nog) niet gebruiken, gewoon omdat we zeker willen zijn. Het zijn hier vooral termen als de "Patriot Act" en het "Safe Haven agreement", die ik telkens weer hoor. Ook m.b.t. de Icloud zijn we voorzichtig, maar die schijnt intussen wel al door de "ballotage" te zijn.

Het is in elk geval een nog niet helemaal uitgewerkt en omkaderd gebied... vandaar dat ik meende je even te moeten waarschuwen! 

En let wel... mijn "wijsheid" is niet automatisch "waarheid", als doe ik wel mijn best 

[Erwin1]

die regelgeving geldt dan toch niet als je je documenten opslaat op je eigen nas?

[jacobus]

Kijk eens naar Salesforce


https://www.salesforce.com/nl/

[pvkan]

Ik ben ZZPer in de ICT en dan in het bijzonder op het gebied van testen, kwaliteit en informatie beveiliging.

Ik gebruik mijn NAS (DS1515+) ook zakelijk. Ik heb een apart zakelijk volume en een prive volume geinstalleerd.

Je bent natuurlijk niet verplicht om al je (zakelijke) software ook op de NAS te draaien. Sterker nog: dat vind ik van secundair belang.
Het zakelijke deel gebruik ik vooral voor de opslag van bestanden zoals werkdocumenten, offertes, facturen etc.
Dit alles middels een (Synology)cloud oplossing op zowel PC als laptop. Zo heb ik mijn eigen cloud gecreëerd en kan ik overal bij mijn projectdocumenten zonder mij druk te moeten maken over allerlei wetgevingen en bovendien weet ik nu precies waar mijn
bestanden zijn.
Synology HyperBackup verzorgt al mijn backups naar een extern rekencentrum (met AES256 encryptie) in Nederland.
En dat alles met 60 dagen rotatie (versioning) dus ik kan altijd van elk document een versie van maximaal 60 dagen terug ophalen.

Ik draai niet echt zakelijke pakketten op mijn NAS; Voor het financiële deel gebruik ik Exact-online (niet al te duur en zo kan mijn accountant er ook altijd bij). Alle verdere (zakelijke) software draait bij mij lokaal op zowel laptop als vaste PC thuis.
Cloud is nl leuk, maar je internet is dan wel een single point of faillure: Als je internet wegvalt kan je niets meer. En voor mij is continuiteit heel belangrijk.
Met software lokaal kan ik altijd door; mijn bestanden worden immers in mijn cloud map opgeslagen op bv de laptop en zodra de internetverbinding na een storing weer terug is, slaat Synology Cloud-client direct aan het synchroniseren en is mijn NAS in notime weer 'bij'.
Bijkomend voordeel: Als ik een keer mijn eigen laptop niet kan gebruiken kan ik altijd via de webinterface (DSM) van Synology toch weer bij mijn bestanden.

Het moge duidelijk zijn: continuïteit is voor mij essentieel...Mijn Synology helpt mij daarbij en geeft mij tevens zakelijk een veiliger gevoel dan wanneer ik mijn bestanden bij een commercieële cloudpartij op zou slaan. Ik weet dan immers nooit waar mijn bestanden fysiek blijven.

Peter

 

[ufosyno]

die regelgeving geldt dan toch niet als je je documenten opslaat op je eigen nas?

Nee, natuurlijk niet... tenminste... als je je NAS maar binnen Nederland hebt staan en geen toegang hebt verleend aan buitenlandse bedrijven om die opgeslagen informatie op jouw NAS in te zien.

Maar op het moment dat je bijvoorbeeld je NAS weer zou backuppen naar een "grote" cloud zou je er wel weer mee te maken kunnen krijgen.