Advies gevraagd m.b.t. fileserver functie DS213 en zoeken naar files

[timothee]

Sinds enkele maanden ben ik in het bezit van een DS 213 NAS. Op zich bevalt het apparaat uitstekend, echter loop ik tegen het volgende aan:

Omdat ik diverse apparaten in huis heb, 2x W7 pc / 1x Macbook Pro / 2x iPad / 1x Android smartphone, wilde ik graag alle data centraal hebben staan. Ik ben dan ook een paar weken bezig geweest met het opschonen van alle data op alle devices en om e.e.a. te kopiëren naar de NAS. Dat is inmiddels gelukt en ik kan nu ook overal aan komen, zowel thuis als buitenshuis.

Ik merk nu wel dat een Wifi verbinding toch vaak niet optimaal is als je data op en neer sleept. Met UTP kabels gaat het super snel, maar die krijg ik helaas niet zo eenvoudig hier in huis gelegd. De beperkte Wifi bandbreedte zorgt ervoor dat ik mij af en toe wel afvraag of het nu zo handig was om alles centraal in het netwerk beschikbaar te stellen. Maar het feit dat ik nu in elk geval niet overal kopieën heb staan van bestanden (die niet realtime worden gesynced of gebackupped), bevestigd mij dat dit toch een juiste keuze was.

Naas de traagheid van de Wifi verbinding, erger ik mij aan het feit dat zoeken naar bestanden ontzettend lang duurt, zowel vanuit de Windows Verkenner als vanuit Finder op de Mac. Bij alle gedeelde schijven op de NAS staat indexing aan. Het zoeken op de NAS werkt wel, maar m.i. ook niet optimaal (ik heb vaak het idee dat hij niet in de juiste mappen en/of submappen zoekt, ondanks dat ik dat wel aangeef...ik weet dan zeker dat een bestand er is, maar hij vind het niet). Bovendien heb ik geen zin om elke keer in te moeten loggen in DSM om via Filestation te gaan zoeken.

Voorheen, toen ik (nagenoeg) alle data op mijn pc had staan, gebruikte ik Google Desktop. Die indexeerde mijn hele schijf (incl. inhoud van documenten en mails) waardoor ik altijd in een split second gevonden had wat ik zocht. Ondanks dat ik nog een setup bestand van Google Desktop heb, krijg ik de tool niet meer werkend (krijg hem wel geïnstalleerd, maar hij indexeert niet meer). Google is ook al een tijd terug gestopt met de ontwikkeling hiervan.
Ik heb onlangs Copernic Desktop Search geprobeerd, maar die indexeert mijn mails niet omdat mijn PST bestand op de NAS staat (Outlook staat uiteraard lokaal), bovendien een te groot bestand is en continu in gebruik is door Outlook. Ik heb relatief beperkt getest, maar had het idee dat hij veel minder vond dan Google Desktop voorheen. Kan aan Copernic zelf liggen of aan het feit dat alles op het netwerk c.q. de NAS staat (de betaalde versie van Copernic, die ik als trial getest heb, kan wel overweg met netwerkshares zeggen ze...).

Kortom: ik heb nu alles netjes centraal beschikbaar, maar vind veel minder makkelijk wat ik zoek. Ik denk nu aan een aantal opties:

1. Alle data weer terug lokaal zetten, Copernic de desktop laten indexeren en een synchronisatie / back-up script laten draaien zodat e.e.a. ook op de NAS terecht komt.

2. Documenten (muziek e.d. hoeft niet in dit geval) uploaden naar een cloud dienst als bijv. Evernote. Enorm handige tool die je documenten OCR'd en indexeert, bovendien synchroniseert. Nadeel is uiteraard dat gevoelige informatie in de cloud staat en het de vraag is hoe ik mijn data ooit nog daar weg krijg als de stekker er uit gaat (back-up mogelijkheden zijn beperkt, wat het lastiger maakt om e.e.a. ook offline op de NAS in kopie te plaatsen).

3. Ik heb enkele TB's beschikbaar in mijn NAS en mijn NAS is van buitenaf benaderbaar. Bovendien kan ik m.b.v. CloudStation ook data syncen naar devices als de iPads en smartphone. Een (nog niet gevonden) service indexeert alle data op mijn NAS en biedt een webbased zoekfunctie a la Google. Liefst zou ik ook graag op mijn Windows pc en Macbook eenvoudig kunnen zoeken via de Verkenner / Finder.

N.B. Ik ben bekend met de functie "offline beschikbaar" in de Verkenner. Heb ik ook geprobeerd, maar leverde problemen op met syncen op het moment dat de verbinding weg viel waardoor ik alsnog bestandsversies miste (niet handig als je ervan uitgaat dat je Excel bestand met financiële boekhouding up-to-date is opgeslagen). Bovendien haalt Windows een lokale kopie van je data van de NAS wat ik nogal onzinnig vindt want dan had ik niet alles hoeven verplaatsen naar de NAS!

De laatste optie heeft mijn voorkeur, maar ik kan niks zinnigs vinden over hoe dit in te richten.

Ik ben erg benieuwd hoe anderen hiermee omgaan. Ik kan mij nl. niet voorstellen dat de NAS enkel als back-up locatie wordt gebruikt en niet als fileserver van waaruit gewerkt wordt.

[peeweesyn]

Okee, dit gaat raar klinken, maar het werkt.

Ook ik heb een aantal maanden geleden alle data centraal naar de NAS verplaatst. Maar ik wilde tevens alles voor de gemiddelde windows 7/8 gebruiker zo 'gewoon' mogelijk houden, met name het gebruik van de Bibliotheekfunctie in Windows. Maar dan komt het probleem: een netwerkshare kun je niet opnemen in de bibliotheek omdat deze 'niet geindexeerd kan worden'. Er zijn twee oplossingen, waarvan de 2e de handigste is:

- je kunt symbolic links op je harde schijf aanmaken die verwijzen naar je netwerkmap. Je maakt dan een folder op de lokale harde schijf aan, de bibliotheek denkt dat het een lokale folder is en indexeert, maar via een symbolic link verwijs je stiekem naar de netwerkshare. Het programma Link Shell Extension http://schinagl.priv.at/nt/hardlinkshellext/hardlinkshellext.html maakt dat makkelijk voor je.  Nadeel: afbeeldingen en video's krijgen geen thumbnail.

- installeer Photo Gallery van Windows Live Essentials. Via 'map toevoegen' kun je netwerkshares toevoegen en deze presenteren zich onder de bibliotheek 'Afbeeldingen'. Vervolgens worden de bestanden op deze netwerkshare geindexeerd én mediabestanden krijgen thumbnails. Eventueel kun je de bibliotheek 'Afbeeldingen' daarna hernoemen naar "mijn nas bestanden' of zoiets.  Als je dit op elke pc doet krijg je in mijn beleving een échte fileserver ervaring; op alle pc's staan de gedeelde bestanden op de zelfde plaats, zonder off-line files gedoe, en met indexatie.