M.b.t. het Office pakket binnen Synology is de volgende basisgedachte belangrijk om te weten hoe en waarom dat in een "eigen formaat" wordt opgeslagen, en je feitelijk eerder aangemaakte of "oude" Office bestanden binnen het "Microsoft" eigen formaat eerst zou moeten importeren.
(Staan bestanden op de NAS kun je ze direct in "Synology "Office openen. Het wordt dan in de achtergrond in een eigen formaat omgezet).
Normaal als "Microsoft Office bestand" bewerk je het bestand exclusief als één persoon binnen de Microsoft software.
Ben je met een
*.xlsx of
*.docx bestand bezig, kan niet een andere persoon daar op hetzelfde moment ook mee aan de gang gaan.
In omgevingen waarbij meerdere gebruikers met een project bezig zijn, en er aanvullende mutaties / bewerkingen worden uitgevoerd, zit je altijd met het dilemma dat als er toevallig twee mensen rond dezelfde tijd aan hetzelfde bestand werken, er conflicten ontstaan. Bepaalde mutaties van de ene persoon worden net niet meegenomen, omdat een andere persoon er net voor met een andere aanvulling het bestand heeft overschreven. Men moet een administratie bijhouden om duidelijkheid aan elkaar te verschaffen, zodat er geen fouten worden gemaakt.
De wijze zoals het binnen het Synology Office pakket werkt, is het
"Multi-user" / "Multi taksing".
Ofwel op hetzelfde moment kunnen
meerdere mensen die op de NAS zijn ingelogd aan hetzelfde "document" werken.
In het verleden op de Synology Event in de jaarbeurs heb ik daar aardige demonstraties van gezien.
Men heeft dan tevens een
"Chat-sessie" openstaan met andere gebruikers, zodat je ziet wie er mee bezig zijn.
Waarbij tevens even met elkaar wordt afgesproken wie welk hoofdstuk voor zijn rekening neemt.
(Enige leidraad wie wat doet moet er natuurlijk wel zijn
).
De mutaties van de een, of van de ander worden realtime in
hetzelfde document uitgevoerd, zonder conflicten.
Die functionaliteit kan alleen binnen de omgeving van de NAS in zijn eigen specifieke "database"-achtige opslag formaat.
Het komt op die wijze feitelijk ook niet de NAS uit, en de data is altijd maar op één plek opgeslagen (afgezien van backups).
Er circuleren op die wijze dan ook niet meerdere varianten van een document die voor verwarring kunnen zorgen.
Wil je data toch als "eigen specifiek" Excel of Word document opgeslagen willen hebben, zit hem dat dus in het "downloaden" van het bestand en/of als "tastbaar" Excel of Word bestand archiveren in de NAS.
Het is een andere denkwijze hoe data op te slaan en te benutten. Het vergt zeker wel een bepaalde gewenning.
Geeft dat toch teveel bezwaren, of vertrouw je minder op de niet "tastbare" database achtige wijze van opslag, is de werkwijze met het conventionele Office pakket en opslag van
*.xlsx en
*.docx bestanden via VPN mogelijk een betere keus.