Situatie schets: ga ik voor een VPN of een Cloud oplossing?

[Babylonia]

Ook in mijn geval met tijdelijke bestanden in het geheugen, uiteraard altijd tevens de autosave optie instellen (in mijn geval 5 minuten).

[p.lankhaar]

Oké, nog een keer de situatie waar ik een oplossing voor nodig had.
Het is voor mijn bedrijf af en toe handig als ik onderweg even snel een Word of Excel bestand kan bewerken of even een PDF bestand kan uploaden of inzien.

Ik heb een NAS bij mij thuis op kantoor staan.
Nu waren er 2 oplossingen die mij geschikt leken voor wat ik wilde. Cloudstation en een VPN.

Ik heb te maken met de volgende beperkingen:
- Verschillende apparaten in gebruik, en niet allemaal evenveel opslag capaciteit. Handig dus om bestanden niet op het geheugen van het apparaat op te hoeven slaan, maar rechtstreeks "remote" in te zien en te bewerken.
- Een steeds wisselend IP adres
- Niet al teveel kennis (daar ben ik dankzij dit forum hard mee aan het werk om dat op te lossen).

Toen iemand mij de optie riep om met Office op het "Synology" extern bureaublad mijn bestanden te kunnen openen (en ik dacht zelf ook bewerken) leek me de keuze super om voor een Cloud Station te gaan.
Volgens mijn beperkte kennis moest ik voor een DDNS nl.:
een domeinnaam reserveren
poort 80 en 443 openzetten
een certificaat regelen

Het leek me een stuk moeilijker om op te zetten. Ik heb blijkbaar niet de goede website bezocht, maar het lijkt allemaal wat eenvoudiger te zijn. Ik heb intussen een DDNS naam geregistreerd, gewoon van synology zelf, en in de NAS gezet. Ik kom er alleen niet bij als ik mijnbedrijf.synology.me in de webbrowser invul. Moet daarvoor waarschijnlijk poort 80 open?

Iedere aanvulling kan voor mij de sleutel zijn naar de definitieve oplossing. En ik leer er ook nog eens heel veel van 

[dvandonkelaar]

Zelf gebruik ik (nog) geen Synology Office, maar in bovenstaande staan 3 dingen die gedaan moeten worden:

• een domeinnaam reserveren
• poort 80 en 443 openzetten
• een certificaat regelen

Ik begrijp hieruit dat alleen punt 1 is gelukt? Dan moet punt 2 en 3 nog gebeuren natuurlijk.
Poort openzetten klinkt mij altijd vals in de oren. Het is een poort doorsturen, niet openzetten. Hierbij zou ik zelf alleen poort 443 doorsturen naar je NAS (voor alleen HTTPS-verkeer) en daarbij een certificaat (Let's Encrypt) instellen voor Office. Of dit laatste ook voor een Synology-ddns mogelijk is weet ik niet.

[Babylonia]

Klopt niet helemaal met de poortnummers die je benoemd.
Poort 80 en 443  gebruik je alleen als je het pakket "Web Station" gebruikt (om een eigen website op te zetten).

Gebruik je echter geen Web Station, kan het zijn dat de standaard poort 80 ook doorgestuurd zou kunnen worden,
als je niet expliciet in het web-adres van een browser poort :5000 aanvult in de adresregel bij benadering van de NAS.
Poort 80 wordt dan eerst omgeleid naar poort 5000 (en die vervolgens naar poort 5001).

Voor de topic starter, zijn de onderstaande opties relevant die nog ingesteld moet worden, afhankelijk welke service hij gaat inzetten.

Ga je voor een gewone "web-brows" benadering om je NAS te bereiken (zonder VPN) via de interface van een webbrowser, geldt:
-  http://mijnbedrijf.synology.me:5000   wat bij de juist beveiligde instelling in de NAS automatisch wordt omgeleid naar https
-  https://mijnbedrijf.synology.me:5001

Daarbij moeten in de router de poorten 5000 en 5001 worden doorgestuurd (en evt. poort 80).
Via de web-interface van de NAS kun je met het pakket "Office" je Office bestanden openen en bewerken.

Gebruik je "Cloud Station" van Synology geldt het doorsturen van poort 6690


Bij een VPN-verbinding kun je de benadering "thuis" van je NAS welke via het "Netwerk" is te benaderen met de verkenner,
ook toepassen elders, vanuit een andere locatie.  Dus alsof je gewoon "thuis" bent.
- In de gegevens om een VPN-verbinding op te zetten gebruik je dan  mijnbedrijf.synology.me
  Afhankelijk welke VPN methode je gebruikt, moeten in de router de poorten behorend bij de VPN-methode worden doorgestuurd.
  Omdat alles via de VPN tunnel loopt, is alleen het doorsturen van de juiste VPN poorten voldoende om alles thuis te kunnen benaderen.
  (Gebruik je OpenVPN, is alleen doorsturen van poort 1194 voldoende).

Een lijst welke poortnummers in gebruik zijn voor de verschillende services < HIER >

[p.lankhaar]

Een bedankje voor je fantastische en duidelijke antwoord.
Ik heb vanavond eerst maar eens een tweede synology apparaat gekocht. Gewoon om mee te stoeien. Dan kan ik alles op mijn gemak eens instellen en is het ook geen probleem als er eens een keer iets misgaat.
Het duizelt me eerlijk gezegd wel vaak van de mogelijkheden. Maar ja, een jaar geleden wist ik amper wat een Synology was. 

Voor nu is er één vraag bij mij blijven staan:

Via de web-interface van de NAS kun je met het pakket "Office" je Office bestanden openen en bewerken.

Deze oplossing staat al overeind, maar ik kan Office bestanden niet openen, bewerken en meteen weer opslaan in de web-interface.
Is dat überhaupt mogelijk?

De methode is nu als ik een document open, dat het standaard op alleen-lezen staat. Vervolgens moet ik het eerst importeren naar Synology Office. Daar kan ik het pas bewerken, maar dan kan ik het weer niet in de oorspronkelijke map opslaan.

Als dat niet mogelijk is, moet ik met een VPN oplossing aan de gang.

[Babylonia]

M.b.t. het Office pakket binnen Synology is de volgende basisgedachte belangrijk om te weten hoe en waarom dat in een "eigen formaat" wordt opgeslagen, en je feitelijk eerder aangemaakte of "oude" Office bestanden binnen het "Microsoft" eigen formaat eerst zou moeten importeren.
(Staan bestanden op de NAS kun je ze direct in "Synology "Office openen. Het wordt dan in de achtergrond in een eigen formaat omgezet).

Normaal als "Microsoft Office bestand" bewerk je het bestand exclusief als één persoon binnen de Microsoft software.
Ben je met een *.xlsx  of  *.docx  bestand bezig, kan niet een andere persoon daar op hetzelfde moment ook mee aan de gang gaan.

In omgevingen waarbij meerdere gebruikers met een project bezig zijn, en er aanvullende mutaties / bewerkingen worden uitgevoerd, zit je altijd met het dilemma dat als er toevallig twee mensen rond dezelfde tijd aan hetzelfde bestand werken, er conflicten ontstaan. Bepaalde mutaties van de ene persoon worden net niet meegenomen, omdat een andere persoon er net voor met een andere aanvulling het bestand heeft overschreven. Men moet een administratie bijhouden om duidelijkheid aan elkaar te verschaffen, zodat er geen fouten worden gemaakt.


De wijze zoals het binnen het Synology Office pakket werkt, is het "Multi-user" / "Multi taksing".
Ofwel op hetzelfde moment kunnen meerdere mensen die op de NAS zijn ingelogd aan hetzelfde "document" werken.

In het verleden op de Synology Event in de jaarbeurs heb ik daar aardige demonstraties van gezien.
Men heeft dan tevens een  "Chat-sessie"  openstaan met andere gebruikers, zodat je ziet wie er mee bezig zijn.
Waarbij tevens even met elkaar wordt afgesproken wie welk hoofdstuk voor zijn rekening neemt.
(Enige leidraad wie wat doet moet er natuurlijk wel zijn    ).

De mutaties van de een, of van de ander worden realtime in hetzelfde document uitgevoerd, zonder conflicten.

Die functionaliteit kan alleen binnen de omgeving van de NAS in zijn eigen specifieke "database"-achtige opslag formaat.
Het komt op die wijze feitelijk ook niet de NAS uit, en de data is altijd maar op één plek opgeslagen (afgezien van backups).
Er circuleren op die wijze dan ook niet meerdere varianten van een document die voor verwarring kunnen zorgen.

Wil je data toch als "eigen specifiek" Excel of Word document opgeslagen willen hebben, zit hem dat dus in het "downloaden" van het bestand en/of als "tastbaar" Excel of Word bestand archiveren in de NAS.


Het is een andere denkwijze hoe data op te slaan en te benutten.  Het vergt zeker wel een bepaalde gewenning.
Geeft dat toch teveel bezwaren, of vertrouw je minder op de niet "tastbare" database achtige wijze van opslag, is de werkwijze met het conventionele Office pakket en opslag van *.xlsx  en  *.docx  bestanden via VPN mogelijk een betere keus.

[Ben(V)]

Mooi verhaal alleen zie ik echt het nut niet van om met meerdere personen gelijktijdig aan office documenten te werken.
Zo van ik heb hoofdstuk 3 aangepast en hij ook wie was nu het laatst of is het een combinatie van beide aanpassingen geworden.
Dan heb je nog steeds strakke afspraken nodig van wie wat doet anders wordt het nog steeds een zooitje.

Dat het technische mogelijk is maakt het in de praktijk nog niet werkbaar of zelfs maar zinvol.

En dat geconverteer van document formaat (al gebeurd dat onder water) lijkt me ook tamelijk vervelend, want mijn ervaring is met elke converteer slag dat er altijd wel iets is dat er anders uit komt te zien.

Uiteraard heeft microsoft dat zelf ook bedacht anders hadden je allang een multiuser versie van office gemaakt, maar in plaats daarvan hebben ze sharepoint op de markt gezet om documenten te kunnen in en uitchecken zodat dat meerdere mensen aan een document kunnen werken maar er nooit conflicten kunnen ontstaan.

[Babylonia]

Tja, jij hoeft er het nut ook niet van in te zien, dan gebruik je het simpelweg niet. Die keuze is voor iedereen vrij.
Als er gebruikers in een situatie zitten die het nut er wel van inzien, is het mooi meegenomen dat het wel kan.

Toevallig werk ik bij een organisatie waar die situatie juist met name wel belangrijk is.
Niet zozeer om leuk samen met een paar mensen "gezamenlijk" aan een project te werken, maar om expliciet de situatie uit te sluiten dat verschillende gebruikers die toegang hebben tot de data, opvolgende verslaglegging bij bestaande documenten aanvullen, dat op een overlappend tijdstip doen, waardoor zoals uitgelegd hiaten ontstaan in de "Microsoft" methode. Dat is namelijk al eerder voorgekomen, vandaar dat men zocht naar een andere oplossing.
Bovendien vult het de wens in dat data centraal staat opgeslagen, en niet bij gebruikers op verschillende computers.

[Ben(V)]

Zoals je zelf al aangaf kan dat helemaal niet, want Microsoft locked de bestanden zo gauw ze geopend zijn in Word of Excel.

Alleen als je in de windows registry gaat grutten zodat het tijdelijke bestand op een andere plaats komt te staan dan het echte bestand kan jouw beschreven situatie voorkomen.

En je hebt gelijk dat iedereen zelf moet weten wat hij doet maar als je een marketing verhaal hier plaats dan vind ik het verstandig dat iemand anders ook de keerzijde belicht.

[Babylonia]

Ik beschrijf simpelweg twee methoden. Als het niet uitkomt gebruik je de VPN-methode met losse Microsoft bestanden.
Die keerzijde is dan toch echt aan de topic starter zelf om erover te beslissen, en niet aan jou om er een keus in te maken.

"Geeft dat toch teveel bezwaren, of vertrouw je minder op de niet "tastbare" database achtige wijze van opslag, is de werkwijze met het conventionele Office pakket en opslag van *.xlsx  en  *.docx  bestanden via VPN mogelijk een betere keus."

Het is verder geen marketing verhaal, maar een oplossing vanuit situaties in de praktijk waar men tegen dit soort situaties oploopt.

[Ben(V)]

Die keerzijde is dan toch echt aan de topic starter zelf om erover te beslissen, en niet aan jou om er een keus in te maken.

Waar staat dat ik die keuze voor hem maak?
Volgens mij ben jij hem harder aan het pushen met je marketing verhaal van de Synology Office, terwijl hij iets heel anders vraagt.

[Babylonia]

Ik geef alleen twee opties waaruit de topic starter kan kiezen met uitleg omdat het Synology Office verhaal eerder is aangehaald.
De topic starter heeft er specifiek naar gevraagd wat het inhoudt. Niets meer, niets minder.

Zonder een oordeel te geven wat iemand wel of niet zou moeten kiezen en zonder commentaar of het wel of niet nuttig is.
Daar kan ik namelijk niet over oordelen. Ik ken de dagelijkse praktijk niet van de topic starter, dan enkel wat hij geschreven heeft.
Wie ben ik dan om te bepalen of iets nuttig voor hem is of niet?  Vanuit die open instelling push ik juist helemaal niets. Dat maak jij ervan.

Jij daarentegen komt met commentaar dat je het onzin vindt en er het nut er niet van inziet. Dat geldt wellicht voor jou eigen situatie.
Moet jezelf weten. Is verder helemaal off topic. Heel die discussie of het wel of niet van nut is, is onnodig en alleen maar "ruis".
Goed voor de koffiecorner. Maar in die discussie heb ik verder geen trek.